|  |
РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации г. Киселевска от 01.07.1998 № 561-р
"О УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КИСЕЛЕВСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 1 июля 1998 г. № 561-р
О УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ
ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
В соответствии с решением городского Совета народных депутатов от 26.02.1998 "Об утверждении структуры Администрации города Киселевска" утвердить положение об архивном отделе Администрации города согласно приложению.
Глава
города Киселевска
А.Н.НАУМОВ
Приложение
к распоряжению Администрации
города Киселевска
от 01.07.1998 № 561-р
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
КИСЕЛЕВСКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел администрации города Киселевска является самостоятельным структурным подразделением Администрации без права юридического лица, созданным для выполнения функции местного самоуправлении в области архивного дела и обеспечения деятельности органов представительной и исполнительной власти города Киселевска, действующих в соответствии с его Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий и граждан.
В соответствии с законодательством и иными правовыми актами Кемеровской области и архивный отдел администрации города Киселевска входит в систему архивного управления Администрации Кемеровской области, взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и использования депутатов Архивного фонда Кемеровской области.
1.2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об Архивном отделе Российской Федерации, другими законодательными актами Российской Федерации, Законом Кемеровской облети "Об архивном фонде Кемеровской области и архивах" и иными правовыми актами Кемеровской области, Уставом города, постановлениями, решениями и распоряжениями администрации и городского Совета приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России, архивного управления Администрации Кемеровской области и настоящим Положением.
На основании соглашения (договора) между архивным управлением Администрации Кемеровской области и Администрацией архивный отдел осуществляет государственные полномочия в области хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Кемеровской области, а также контроля за состоянием ведомственного хранения документов.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается распоряжением Главы города.
1.4. Штатная численность архивного отдела устанавливается Главой города.
1.5. Архивный отдел имеет угловой штамп и печать для заверения архивных справок, копии и выписок из документов.
1.6. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городе. Архивный отдел хранит, организует учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Кемеровской области, отражающих историю города.
1.7. Архивный отдел хранит документы Архивного фонда Кемеровской области постоянно или, в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Кемеровской области, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. Сроки временного хранения документов в архивном отделе, порядок и условия последующей их передачи постоянное хранение, а также использование определяются соглашением между архивным управлением Администрации Кемеровской области и Администрации города.
1.8. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории города для учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.
2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Архивный отдел хранит:
2.1.1. документы государственной части Архивного фонда Кемеровской области, образовавшиеся в деятельности городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении города и Кемеровской области;
2.1.2. документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения. Семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа;
2.1.3. фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее города;
2.1.4. документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;
2.1.5. печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела.
2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Кемеровской области поступают на хранение в архивный отдел на основе договоров, заключенных между собственниками документов и архивным отделом, действующим от имени администрации города.
2.4. Архивный отдел при наличии свободных хранилищ по согласованию с администрацией города может принимать на договорной основе на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также общественных организаций и граждан.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами архивного отдела являются:
3.1. обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Кемеровской области, хранящихся в Архиве;
3.2. комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Кемеровской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
3.3. информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
3.4. организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и других муниципальных учреждений города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
3.5. контроль за соблюдением муниципальными учреждениями законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Кемеровской области, органов местного самоуправления в области архивного отдела, а также на основании соглашения (договора) между архивным управлением Администрации Кемеровской области и Администрацией - за соблюдением действующего законодательства другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда Кемеровской области, расположенными на территории города.
4. ФУНКЦИИ
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивное управление Администрации Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
4.2. разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области представляет на утверждение администрации города списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе;
4.4. создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архивного отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
4.5. информирует органы местного самоуправления, иные учреждения города о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы архивного отдела органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организаций документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между архивным управлением Администрации Кемеровской области и администрацией - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, находящихся на территории города; ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда Кемеровской области хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории города;
4.8. информирует администрацию города, архивное управление Администрации Кемеровской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде Кемеровской области и архивах;
4.9. проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводства;
4.10. рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений - источников комплектования;
4.11. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Администрации Кемеровской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документов которых подлежат приему в архивный отдел;
4.12. изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт: проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;
4.13. подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между архивным управлением Администрации Кемеровской области и администрацией города;
4.14. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела;
4.15. внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
5. ПРАВА
Архивному отделу предоставляется право:
5.1. представлять администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела;
5.2. получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных, архивов и организации документов в делопроизводстве;
5.3. проверять выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Кемеровской области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
5.4. давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
5.5. принимать участие на совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией города ее структурными подразделениями; по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;
5.6. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Кемеровской области;
5.7. вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства;
5.8. ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Кемеровской области и архивах;
5.9. заключать договора и в установленном порядке производить расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных услуг, номенклатура которых согласовывается с архивным управлением Администрации Кемеровской области. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение основных задач и функций архивного дела.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
6.1. Архивный отдел возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом города, настоящим Положением обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела.
6.2. Заведующий архивным отделом назначается и освобождается от должности Главой города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
6.3. Заведующий архивным отделом:
6.3.1. организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач;
6.3.2. отчитывается о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городе перед администрацией города, архивным управлением Администрации Кемеровской области.
6.4. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основе годового плана работы, утвержденного администрацией города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
6.5. Архивный отдел осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления города, учреждениями и организациями, региональным отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями.
При архивном отделе для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав, которого утверждается администрацией города по представлению заведующего архивным отделом.
6.6. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых для работы условий, осуществляется администрацией города за счет местных бюджетных ассигнований.
6.7. При смене, заведующего архивным отделом администрации города прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители городской администрации и архивным управлением Администрации Кемеровской области. Акт приема-передачи утверждается администрацией города и представляется в архивное управление Администрации Кемеровской области.
6.8. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется администрацией города по согласованию с архивным управлением Администрации Кемеровской области.
Архивные фонды и архивные документы, сосредоточенные в хранилищах ликвидируемого или реорганизуемого архивного отдела, передаются его правопреемнику. При отсутствии правопреемника архивные фонды и архивные документы передаются на постоянное хранение в один из государственных архивов системы архивного управления Администрации Кемеровской области.
Управляющий делами
Администрации
города Киселевска
И.К.МАРУС
------------------------------------------------------------------
--------------------
| | |
|
